Wij voorspellen jouw lunch van morgen.

"Morgen gaat de zon weer schijnen.” In heel Nederland maken mensen op dat moment dezelfde keuze: ze gaan voor een lichte, frisse maaltijd. Wat de meeste consumenten niet weten, is dat die keuze al van tevoren is voorspeld, zodat ze in de supermarkt niet misgrijpen. Om te weten hoe dat achter de schermen werkt, gaan we in gesprek met Koen van Bruggen.

Wat houdt de afdeling Supply Chain eigenlijk in?
"Supply chain is een hele brede afdeling met veel verschillende verantwoordelijkheden. Ons centrale team bestaat uit ongeveer twaalf man. We hebben drie demand planners die zich bezighouden met de lange termijn, met name de forecast voor de komende zes weken. Daarnaast hebben we vijf supply planners die echt op de korte termijn zitten: de dag van gisteren, vandaag en morgen. Tot slot hebben we vier collega's die zich focussen op de logistieke klantrelaties en procesoptimalisaties.

Ons startpunt is altijd het maken van de forecast: een voorspelling van wat we verwachten uit te leveren. Die forecast vertalen we door naar de behoefte per fabriek en per grondstof. Van de sla en de kip voor een Caesar salade tot aan de personeelsplanning en de inzet van de productielijnen: alles begint bij die voorspelling.

Een flinke verantwoordelijkheid, dus! Hoe gaan jullie te werk?
"Het begint bij data, trends, historische verkopen en externe factoren zoals het weer. Als we zien dat het warm wordt, weten we dat de vraag naar maaltijdsalades stijgt. Maar die verwachting bepalen we niet alleen; dat doen we volledig samen met onze grootste klanten. Er is constant contact over en weer: wat zien zij live gebeuren op de winkelvloer, welke promoties komen eraan, wat verwachten zij en wat denken wij? Zo maken we gezamenlijk een zo goed mogelijke inschatting."

Dat klinkt als een proces waarin alles moet kloppen. Hoeveel druk brengt dat met zich mee?
"Druk is er zeker. Onze categorie is voor supermarkten ontzettend belangrijk, dus lege schappen zijn geen optie. Tegelijkertijd werken we met producten die heel vers zijn en een korte houdbaarheid hebben. De grootste uitdaging daarin is omgaan met alles wat afwijkt van de planning. Als alles voorspelbaar zou zijn (constant weer, geen promoties en altijd voldoende kwalitatieve grondstoffen) dan is het proces relatief eenvoudig.

Maar de praktijk is anders. Wekelijkse promoties bij supermarkten zorgen voor enorme pieken in de vraag. Tel daar de onvoorspelbaarheid van het weer, mogelijke kwaliteitsafwijkingen in grondstoffen of een storing aan een machine bij op. Elke verstoring kan in de wereld van vers meteen grote consequenties hebben. Dat maakt het werk heel dynamisch: je moet direct kunnen schakelen als er iets verandert. Maar dat maakt het werk voor mij heel leuk. Het is de sport om die schommelingen samen met het team en de klanten op te lossen, zodat alles toch op tijd in de winkels ligt."

Hoe gaan jullie, ondanks de dagelijkse schommelingen, verspilling tegen?
"Door de hele keten zo efficiënt mogelijk in te richten, vanaf de voorkant tot de achterkant. Aan de voorkant werken we nauw samen met vaste telers en leveranciers voor een stabiele kwaliteit en beschikbaarheid van grondstoffen. Aan de achterkant schakelen we veel met expeditie voor het orderpicken. Voor veel klanten doen we aan crossdocking. Dat houdt in dat we niet per distributiecentrum leveren, maar direct op winkelniveau orderpicken voor alle individuele winkels. Hierdoor gaan de producten veel sneller door de keten heen. De versheid blijft optimaal en dat helpt enorm om derving te beperken.

Daarnaast kijken we kritisch naar de data: als een product op de winkelvloer te veel verspilling oplevert, kunnen we snel schakelen en het bijvoorbeeld eerder uit het assortiment halen. Zo blijven we continu verbeteren."

Kun je een voorbeeld geven van een moment waarop een goede forecast echt het verschil maakte?
"Een goed voorbeeld is een grote promotie bij een van onze klanten. We wisten vooraf dat de vraag naar sla flink zou toenemen. Door die piek tijdig in onze forecast te verwerken, konden we de hele keten erop voorbereiden. We hebben toen tijdelijk een extra machine ingezet en een extra productiedienst gedraaid om de capaciteit te vergroten. Dankzij die goede voorbereiding konden we de volledige vraag netjes uitleveren en bleven de schappen gevuld!”